Контроль за дебіторською заборгованністю

Home/B. Контролінг, I. Контролі та бізнес процеси/Контроль за дебіторською заборгованністю

Контроль за дебіторською заборгованністю

Дебіторська заборгованість істотно впливає на розмір і структуру оборотних активів, показники ліквідності та платоспроможності, а також на фінансовий стан господарюючого суб’єкта загалом.

Непогашена в строк дебіторська заборгованість призводить до відволікання грошових коштів з обороту підприємства, породжуючи при цьому такі проблеми, як збільшення тривалості фінансового циклу, дефіцит грошових коштів, збільшення ризику неплатежів за своїми зобов’язаннями, необхідність залучення зовнішніх форм фінансування діяльності підприємства.

Отже, недостатній контроль дебіторської заборгованості може генерувати серйозні ризики функціонування і навіть загрозу існування господарюючого суб’єкта і тому потребує особливої уваги.

Розробка ефективної системи контролю дебіторської заборгованості передбачає розробку наступних елементів:

  • Кредитної політики;
  • Політики прийняття нових покупців;
  • Системи обліку і аналізу дебіторської заборгованості (враховуючи бонуси, знижки, можливість повернення товарів, тощо);
  • Системи відповідальності та мотивації менеджерів з продажу;
  • Процедури інкасації простроченої заборгованості.

Кредитна політика

Кредитна політика насамперед має бути націлена на визначення оптимального балансу між ліквідністю та прибутковістю підприємства. Політика низьких кредитних лімітів, відсутність або незначний термін відстрочки платежу, втрата гнучкості у взаємовідносинах з покупцями можуть призвести до зниження конкурентоспроможності пропозиції підприємства в очах потенційних та існуючих покупців та як наслідок – до зниження об’ємів продаж, зниження середньої партії реалізації. І навпаки, надмірна лояльність може стати однією з причин зростання проблемної дебіторської заборгованості, понесення додаткових витрат на її обслуговування, зростання вартості робочого капіталу.

Визначення кредитної політики передбачає:

  • Визначення ключових категорій покупців (стратегічні або звичайні, великі чи малі, постійні чи непостійні, гурт чи роздріб тощо);
  • Визначення розміру кредитного ліміту та термінів його надання в розрізі категорій покупців;
  • Визначення можливих забезпечень комерційного кредиту (гарантії, поручительства);
  • Визначення системи заохочування;
  • Визначення системи штрафних санкцій за прострочення виконання зобов’язань покупцями.

Вибір умов надання комерційного кредиту також залежить від усталеної ділової практики, галузі діяльності підприємства, стабільності та кон’юнктури ринку, конкурентоспроможності продукції підприємства та позиції на ринку з точки зору можливості диктування своїх умов.

Виконання кредитної політики має регламентуватися інструкціями, зокрема інструкціями із взаємодії підрозділів підприємства, наприклад відділу фінансового аналізу та відділу продаж. Взаємодія цих двох відділів може бути критичною з точки зору контролю та управління дебіторською заборгованістю.

Прийняття рішення про надання комерційного кредиту (відстрочки платежу) покупцям маже здійснюватися відповідно до скорингової системи оцінки платоспроможності покупців, яка базується на ранжируванні покупців по ряду показників і встановлених критеріїв, серед яких можна виділити наступні:

  • Категорія покупця (оптовий/роздрібний, існуючий/новий, VIP /разовий покупець та ін.);
  • Період існування покупця з моменту реєстрації та період співпраці з покупцем;
  • Аналізу поточного фінансово-господарського стану покупця;
  • Аналізу кредитної історії (виконання платіжної дисципліни, об’єм простроченої заборгованості);
  • Обсяги закупок покупця в загальному об’ємі реалізації та інші.

Для кожного показника визначається його вага значущості. Покупці оцінюються по кожному критерію в балах (від 1 до 100) на підставі професійного судження осіб відповідальних за контроль дебіторської заборгованості. Покупці з урахуванням загальної оцінки (кількість балів помножена на вагу значущості показника) класифікуються по групам їх платоспроможності, на основі чого приймається рішення про реалізацію товарів чи послуг тільки на умовах повної передоплати або авансу, надання відстрочки платежу без або за умови надання забезпечення (гарантії, поруки, акредитиву), а також терміни здійснення контролю для кожної групи покупців (щоденний, щотижневий тощо).

Політика залучення нових покупців та кредитна селекція покупців

З метою зниження кредитних ризиків (прострочення або неповернення дебіторської заборгованості) підприємству належить приділяти особливу увагу процесу залучення нових клієнтів та початку роботи із ними. Основні засади такої політики можуть передбачати наступне:

  • Перевірка дійсності реєстрації потенційного покупця як суб’єкта господарювання в державних реєстрах;
  • Підтвердження фактичного місцезнаходження покупця;
  • Перевірка ділової репутації покупця за даними ринку, у відкритих джерелах, професійних колах. Можлива також перевірка ділової репутації власників або топ-менеджменту.
  • Оцінка платоспроможності потенційного покупця як за загальновідомими даними ринку, так і, у особливих випадках, за даними аналізу фінансової звітності, здійснення перевірки інформації щодо відсутності податкового боргу, процедури банкрутства, наявності судових спорів тощо;
  • Оцінка умов здійснення першого замовлення.

Система обліку та аналізу дебіторської заборгованості

Однією з причин недостатнього або несвоєчасного здійснення контролю дебіторської заборгованості на підприємстві є відсутність якісної та оперативної інформації про стан дебіторської заборгованості та вірогідність її погашення. Тому побудова і регламентація системи обліку та аналізу є одним із ключових завдань для кожного підприємства, основні елементи якої включають:

  • Розробку зручного плану рахунків та системи аналітики ведення управлінського обліку дебіторської заборгованості (в розрізів договорів, продуктів, валюти, забезпечення тощо);
  • Формування реєстру ключових дебіторів по типам, продуктам, сегментам, ринкам збуту тощо;
  • Формування реєстру «старіння» дебіторської заборгованості по строкам виникнення з аналізом поточної, простроченої та безнадійної заборгованості;
  • Розробку політики формування та обліку резерву сумнівних боргів;
  • Формування платіжного календаря, в якому на основі умов договорів та досвіду колишніх розрахункових операцій плануються щоденні платежі і надходження;
  • Розробку методичних підходів до розрахунку та аналізу ключових показників дебіторської заборгованості підприємства в історичному тренді та у порівнянні до середньоринкових показників (коефіцієнтів оборотності дебіторської заборгованості, співвідношення кредиторської та дебіторської заборгованості, ефективності інвестування коштів в дебіторську заборгованість тощо).

Реалізація зазначених кроків передбачає налаштування системи обліку, яка дозволить отримувати оперативні дані з достатнім рівнем деталізації інформації. Зниженню трудомісткості цього процесу сприятиме автоматизація обліково-звітних процедур, впровадження ефективної організації бізнес-процесів і комунікації між різними підрозділами підприємства.

Система відповідальності та мотивації менеджерів з продажу

Професійний рівень працівників, міра відповідальності, а також система мотивації заборгованістю менеджерів з продажу в значній мірі визначають результативність продажів і своєчасність отримання платежів.

Система відповідальності та мотивації менеджерів з продажу в рамках системи контролю та управління дебіторською заборгованістю повинна передбачати зокрема наступне:

  • Визначення особи або структурного підрозділу, відповідальних за здійснення оперативного контролю за дебіторською заборгованістю;
  • Розробку посадових інструкцій для визначеного персоналу;
  • Розробку системи ключових показників ефективності (KPI) для визначення бонусів (штрафів) для менеджерів з продажу ОБОВ’ЯЗКОВО з врахуванням непогашеної, просроченої та безнадійної дебіторської заборгованості, можливості здійснення повернення товарів покупцями та інших чинників, що прямо впливають на результати роботи підприємства;
  • Розробку механізму уникнення шахрайства (технічні продажі з подальшим повернення товару, тощо) та помилок з боку відповідальних осіб.

Процедура інкасації дебіторської заборгованості

Процедура інкасації дебіторської заборгованості має передбачати як превентивні заходи (організація процесу своєчасного виставлення рахунків на оплату, попередніх нагадувань термінів сплати тощо), так і заходи по інкасації простроченої дебіторської заборгованості.

При несплаті покупцем за товари (роботи, послуги) в строк першим кроком має бути з’ясування причин прострочки та планованих строків її погашення. В подальшому це дозволяє визначити методи роботи з боржником таким чином, аби, в першу чергу, захистити інтереси власної компанії та водночас зберегти відносини із покупцем.

Серед основних методів роботи з боржниками можна виділити зокрема наступні групи:

  • Комунікативні методи (нагадування по телефону, факсу, пошті, іміджу проведення переговорів з топ менеджментом, тощо);
  • Економічні методи (нарахування неустойки (штраф, пеня), призупинення постачань продукції, реалізація заставного майна і майнових прав, повернення продукції);
  • Юридичні методи (претензійна робота, методи досудового врегулювання спору або ж подача позову до суду, відкриття справи про банкрутство).

Для погашення дебіторської заборгованості підприємствами можуть застосовуватися такі методи:

  • «Негрошові» (залік взаємних вимог, переведення боргу, відступлення права вимоги, товарообмінні операції);
  • Рефінансування дебіторської заборгованості (факторинг, авалювання векселів);
  • Отримання відшкодування по договорам страхування кредитних ризиків;
  • Залучення колекторських компаній тощо.

Таким чином, системний підхід до контролю за дебіторською заборгованістю підприємства, що полягає в комплексному застосуванні всіх перерахованих вище заходів, надасть змогу підвищити фінансову стійкість підприємства.

Матеріал підготовлений
командою ФІНКОР ПЛЮС