Вопрос необходимости функции внутреннего аудита – вопрос, на который должен ответить собственник предприятия. Необходимость в функции внутреннего аудита, особенно в небольших бизнесах, определяется достаточно субъективно, и часто просто зависит от степени разумного доверия между собственником и менеджерами. Однако по мере роста или диверсификации бизнеса, возникает потребность делегировать все больше полномочий менеджерам. Собственник может физически не успевать не только принимать решения, а иногда даже проконтролировать их принятия. Количество информации растет быстро, а качество не всегда повышается соответственно. Аккуратность, точность, регулярность, понятность этой информации приобретает решающее значение. Таким образом вопрос «доверия» становится менее уместным и большей важности приобретает вопрос уверенности в информации, комфорта или необходимостью в дополнительных гарантиях.
В больших компаниях, вопросом «дополнительных гарантий» занимается отдел внутреннего аудита. Не все компании среднего размера могут позволить себе такой отдел. Некоторые, на временной основе привлекают профессионалов из вне (часто это бывает дешевле), некоторые полагаются на собственные источники получения дополнительных гарантий.
Чтобы оценить необходимость в функции внутреннего аудита, собственнику необходимо оценить уже существующие источники дополнительных гарантий (кроме внутреннего аудита):
Видение и ожидания менеджмента и собственника бизнеса
Формальная коммуникация в письменном виде от ключевых людей собственнику на регулярной основе – первый источник получения дополнительных гарантий. Содержание отчета должно включать их личную оценку и взгляды на внешние и внутренние факторы, определяющие успешность бизнеса; события прошедшего периода и реакция бизнеса на эти события, а также возможность подобных событий в будущем и планируемый ответ бизнеса; комментарии к фактическим финансовым и операционным показателям деятельности бизнеса, комментарии к планируемым результатам. Такая коммуникация как правило происходит один раз в год, имеет форму письма-обращения к собственникам и сопровождает финансовую отчетность компании.
Взгляд изнутри
В качестве второго источника получение дополнительных гарантий, можно использовать информацию, полученную от сотрудников в результате процесса «самооценки персонала». Чтобы полноценно воспользоваться этим источником, собственнику рекомендуется лично изучить как агрегированный результат процесса, так и выборочно просмотреть, заполненные анкеты самооценки специалистов ключевых направлений (зависит от рискового профиля компании). Как правило, самооценка персонала проходит два раза в год.
Регулярная информация об операционной и финансовой деятельности
Независимо от размера компании, собственник всегда оценивает информацию об операционной и финансовой деятельности. Не оспаривая сейчас ее надежности и правил, применяемых при подготовке этой информации, ключевым фактором становится регулярность подготовки и опыт собственника в изучении этой информации. Сравнивая текущий период с прошлыми периодами, факт с планом, сопоставляя операционную информацию с финансовой, а также видения и ожиданиями менеджмента и собственника, можно получить «дополнительные гарантии» без привлечения внутренних аудиторов. В зависимости от сложности бизнеса и внешних факторов подобная информация может готовится ежеквартально или ежемесячно.
Механизм раннего оповещения
Еще одним источником предоставления дополнительных гарантий, кроме внутреннего аудита, является механизм раннего оповещения. Простой информационный набор, который может быть быстро приготовлен лично собственником, либо может быть эффективно им проверен, и который имел бы определенную предсказательную силу. Например, в маленьком бизнесе, пересчет наличности в кассе одновременно со сверкой с банком и сведение к данным учета могут быть выполнены относительно быстро, и дать информацию собственнику о платежеспособности компании. Механизм эффективен в получении уверенности в операционной информации. Регулярность выполнения – от одного до нескольких раз в месяц.
Ключевые бизнес показатели
Чаще в больших, реже в средних компаниях существует система ключевых показателей бизнеса. Это набор величин, основанный на операционной и финансовой информации, которые измеряются, рассчитываются и анализируются для оценки результатов во времени, в отношении бизнеса самого к себе, к конкурентам, успешности новых продуктов, филиалов, и т.д. Источником данных для контрольных индикаторов служит управленческая и финансовая отчетность. В отличии от механизма раннего оповещения, контрольные индикаторы имеют большую предсказательную силу и являются тактическим инструментом. Регулярность выполнения – один раз в месяц или в квартал, зависит от регулярности составления управленческой и финансовой отчетности.
Привлечение внешних аудиторов
Многие большие компании, некоторые компании среднего размера привлекают внешних аудиторов с целью получения заключения о соответствии финансовой отчетности общепризнанным правилам и/или законом, согласно которым эта финансовая отчетность составлялась. Кроме заключения, профессиональная аудиторская компания подготавливает так называемое письмо руководству, в котором кратко доносит менеджменту сложности, которые возникли в ходе аудита, существенные недостатки в системе контролей (чаще только тех, что влияют на подготовку финансовой отчетности), а также, рекомендации по устранению обнаруженных недостатков. Эти рекомендации совместно с комментариями менеджмента, формируют еще один источник дополнительных гарантий. Частота получения информации из этого источника – один раз в год.
Отчеты других внутренних служб
Полезным источником получения дополнительных гарантий является формальные отчеты других служб в бизнесе. Примером могут служить отчеты выпускаемые отделом качества, отчеты о соответствия международным стандартам качества, отчеты службы безопасности или юридической службы. Наличие, форма и регулярность таких отчетов определяется индивидуально для каждого бизнеса.
При эффективном анализе информации, полученной из вышеперечисленных источников, острой необходимости во внутреннем аудите нет.
Однако, по мере развития бизнеса, внимание и время собственника рассеивается. Ниже приводятся факторы, которые могут повлиять на решение отказаться от функции внутреннего аудита.
Географическое разнообразие бизнеса
В зависимости от географии ведения бизнеса, а также учитывая качество транспортной и информационной инфраструктуры Украины, этот фактор одним из первых, о которых нужно задуматься собственнику.
Вновь открытому филиалу, складу, офису, дочерней компании кроме инвестиций в команду и маркетинг, требуется знания, опыт, подход к ведению бизнеса, которыми обладает ограниченное количество людей (собственник, менеджеры), занятые на других участках. Таким образом, либо приходят новые люди, либо уже опытные люди перемещаются в новый регион оставляя там налаженный бизнес. Операционный риск повышается так же как и необходимость в дополнительных гарантиях.
Непрофильная диверсификация бизнеса
Абсолютные знания бизнеса, которым владеет собственник формировались у него на протяжении многих лет, а новое бизнес направление может быть открыто относительно быстро, например, в результате покупки нового бизнеса. В этом случае, собственник должен либо доверится менеджерам купленного бизнеса, либо найти им замену. Ни в том ни в другом случае знаний для эффективного использования информации из выше перечисленных источников дополнительных гарантий, у нового владельца недостаточно.
Имея отдел внутреннего аудита в холдинге, получить дополнительные гарантии можно усилив его еще одним специалистом, имеющим знания в отрасли нового бизнеса, либо, обучить уже работающих аудиторов. Если же услуги внутреннего аудита предоставляются профессиональной компанией (аутсорсинг), то вопрос необходимой экспертизы должен быть адресован этой компании.
Изменения в управленческой команде
Новый менеджмент – фактор похожий на предыдущий, однако случай более простой. Редко, с уходом людей, уходят знания. Уходит опыт, а знания остаются. Риски связанные с новыми людьми, компенсируются консультационной функцией внутреннего аудита – накопление и передача опыта, знаний и лучших практик бизнеса.
Сложность систем
При рассмотрении источников дополнительных гарантий ранее, подразумевалась достоверность информации, которую анализирует собственник. Однако со временем системы становятся сложнее, степень детализации информация для качественного принятия решений увеличивается, вероятность ошибки растет также, как и ее цена. Даже идеальной системы внутренних контролей может быть недостаточно без ее регулярного мониторинга. Одна из задач внутреннего аудита – оценка систем внутренних контролей и выдача рекомендаций по их усовершенствованию.
Изменения во внешней среде
Экономика Украины подвержена существенным изменениям законодательной и регулятивной базы. Кроме того, дополнительные изменения ожидаются в связи с интеграцией украинской и европейской экономик. Адаптация компании к новым условиям, например – сертификация, приведет к изменениям в существующих бизнес процессах, процедурах, регламентах. Так называемый аудит соответствия также может быть включен в круг задач внутреннего аудита.
Таким образом, чтобы оценить необходимость бизнеса в функции внутреннего аудита, необходимо оценить достаточность уже существующих источников получения дополнительных гарантий, сопоставив их с факторами, которые сопутствуют изменениям в бизнесе и его окружающей среде.
Павел Ковальчук, АССА, СРА,
Менеджер проектов ООО «ФИНКОР ПЛЮС»