Обзор SAAS для ведения финансового управленческого учета украинских компаний малого и среднего бизнеса: XERO

Home/Обзор программных продуктов/Обзор SAAS для ведения финансового управленческого учета украинских компаний малого и среднего бизнеса: XERO
  • SAAS-review-Xero

Обзор SAAS для ведения финансового управленческого учета украинских компаний малого и среднего бизнеса: XERO

Ранее мы уже писали о том, почему для целей ведения финансового управленческого учета компаний малого и среднего бизнеса любой, даже самый простой и недорогой программный продукт либо решение, будут намного лучше файла в Excel. Ведь в первую очередь, важно обеспечить полноту данных (ничего не потерять), а также их систематизацию (собирать их в соответствии с определенным подходом).

Сегодня мы делимся с вами обзором решения XERO (xero.com) и нашими выводами относительно возможности его использованиями компаниями микро, малого и среднего бизнеса, работающими в Украине, для целей ведения финансового учета. Наши выводы по результатам обзора – в конце заметки.

Что же касается крупных компаний, то ранее мы уже писали о том, что говорить об использовании ими SAAS для целей ведения финансового учета не целесообразно (или быть может еще достаточно рано). Эта позиция все еще актуальна. Хотя, справедливости ради, стоит отметить, что сегодня дела обстоят уже намного лучше – решений все больше (появились даже украинские SAAS провайдеры), и их качество все лучше.

Язык
Интерфейс, служба поддержки, хорошие support materials доступны только на английском языке.
Мы не считаем это существенным недостатком, так как к терминологии  довольно быстро привыкаешь, а Google, Wikipedia и Google translator — всегда в помощь.

Импорт данных
Как правило, самые объемные данные, которые хотелось бы загружать автоматически, — это движения по банку (оплаты – входящие и исходящие), и база данных контрагентов (наименование контрагента, его реквизиты, прочее). Функция импорта такого рода данных в XERO доступна и сама по себе очень удобная. Но чуть ниже мы напишем о том, почему она не может быть полноценно использована украинскими компаниями.

Удобна она в первую очередь тем, что при наличии у вас массива данных в формате Excel (а что сегодня может быть еще более доступно, чем Excel?!) Вы сможете загрузить данные автоматически. Получить данные по движению по текущим счетам в Excel можно вне зависимости от того, с каким банком вы работаете. И далее — все, что Вам нужно для импорта данных, — это  загрузить с XERO предлагаемый файл в формате csv, открыть его, перенести данные из Excel, сохранить-закрыть-подгрузить.

А вот теперь  о том самом нюансе, почему данная функция не может быть полноценно и легко использована украинскими компаниями. Дело в том, что на этапе импорта данных XERO не распознает кириллицу. При этом использовать кириллицу в самой системе  — в наименовании счетов, и контрагентов, — можно. Проблемы возникают только при импорте данных. В рамках нашего тест драйва проблем с экспортом данных, содержащих символы кириллицы, замечено не было, но в службе поддержки предупреждают, что гарантировать наверняка того, что проблем не возникнет, они не могут.

Экспорт данных
Любой отчет может быть автоматически выгружен в форматах Excel, pdf, а также в Google sheets.

Ключевые финансовые отчеты
Ключевые финансовые отчеты – баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об изменениях в капитале  — формируются очень легко и грамотно. Для сравнения —  в 1С по умолчанию формируется только регламентированная (то есть согласно требований государственных органов) форма данных отчетов, которая не удобная, устаревшая и малоинформативная.

Tracking category
На самом деле, очень-очень удобная функция. Своего рода аналог центров доходов и центров затрат. Другими словами, эта функция позволит вам, например, анализировать результаты деятельности компании по направлениям, по проектам и т.д. Настраивается очень легко — вы просто создаете так называемые tracking categories, и в последствии в каждом документе у вас будет возможность указать tracking category, привязать весь документ к выбранной tracking category или разбить сумму между несколькими tracking categories. Впоследствии практический любой отчет в системе вы сможете построить и проанализировать по отдельным  tracking categories.

Промежуточные отчеты
Очень удобные отчеты по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.
Что же касается прочих, не таких стандартных, позиций, как например прочая дебиторская или кредиторская задолженность, доходы и расходы будущих периодов, то по таким позициям получить качественные промежуточные отчеты (например расшифровку по контрагентам на определённую дату, аналог ОСВ по счету в 1С) будет достаточно сложно, но возможно – только с последующей самостоятельной доработкой в Excel.

Ограничения в функционале
Особенности украинского документооборота
Как известно, в «странах развитого капитализма» такие понятия как «Акт выполненных работ» и «Накладная на отгрузку» не имеют такого широкого применения как у нас. В том числе и в XERO реализация проводится на основании счета (Invoice). Подобного рода нюансы могут не понравится тем, кто хотел бы генерировать счета, акты выполненных работ и прочие первичные документы из системы и использовать их в формальном документообороте.

Ограничения по проводкам
Ручные корректировки можно проводить не по всем счетам. По стандартным счетам (например, «Торговая дебиторская задолженность», «Торговая кредиторская задолженность») этого сделать не удастся. Это также не очень удобно, поскольку иногда ручными корректировками можно обойти некоторые ограничения в функционале системы.  Так что в этом случае, придется искать уже не второй, а третий обходный путь.

Дополнительные возможности
В системе также доступны дополнительные функции, такие как подготовка, печать и отправка счетов покупателям по e-mail и инициация процесса закупки, учет рабочего времени сотрудников. Поскольку компаниям, работающим в Украине, полноценно воспользоваться этими функциями вряд ли удастся, мы не будем подробно на этом останавливаться.

Удобство пользования
Все достаточно удобно и понятно.
Нажимаете «Ввести остатки» и —  вводите остатки, нажимаете «Провести документ» — и документ проводится. Если что-то пошло не так – система четко укажет, что и как нужно исправить. Для сравнения: в некоторых программных продуктах, популярных в постсоветском пространстве, этого часто не происходит, документ может просто не проводится, проводится не так, как надо, и тд, только потому, что где-то когда-то вы забыли поставить галочку. И искать ошибку часто приходится самому, так как программа дает подсказки не по всем ошибкам.

Скорость работы
Работает быстро, во время тестирования не было потрачено лишнего времени на ожидание ответа программы.

Мобильное приложение
Доступно для IOS и Android.

Стоимость
Стоимость решения составляет 20, 30, 40 дол.США в месяц, в зависимости от выбранного пакета. Это может быть Starter, Standard или Premium. Количество пользователей – не ограничено ни для одного из пакетов, но есть ограничения по объему данных. Ориентировочно – это 1, 5 и 10 Гб для указанных пакетов, соответственно. Отмечу, что пакета Standard вполне хватит для компании малого бизнеса.

Free trial
30 дней. Доступна для всех пакетов.

Служба поддержки
Бесплатная, ответы компетентные и по сути. Правда, отвечают не очень оперативно, как правило, в течение 24 часов. Инструкция по использованию (на английском) — качественная и удобная.

Чтобы подытожить, еще раз коротко обозначим недостатки и преимущества решения для компаний МСБ (микро, малого и среднего бизнеса).

Преимущества:

  • Высокое качество основных отчетов (баланс, отчет о финансовых результатах)
  • Наличие удобной функции tracking category, и возможность быстрой ее настройки
  • Удобный и понятный интерфейс
  • Простота в использовании, отсутствуют нюансы, на изучение которых потребовалось бы потратить много времени
  • Неограниченное количество пользователей
  • Хорошая скорость работы системы
  • Хорошее качество работы службы поддержки
  • Стандартные преимущества SAAS: доступ к системе онлайн, доступность мобильного приложения, техническая поддержка и обновления системы, возможность легко и быстро подключить новых пользователей, нет необходимости обеспечивать поддержку системы, хостинг, backups.

Недостатки:

  • Не возможна автоматическая загрузка данных, содержащих символы кириллицы
  • Неудобные и нефункциональные промежуточные отчеты по некоторым позициям баланса
  • Стандартные недостатки SAAS: нет возможности донастроить систему под ваши потребности, изменить что-либо в ее функционале
  • Ограничения, связанные с особенностями документооборота в Украине.

 

Вывод:
Решение вполне подойдет для ведения финансового управленческого учета компаний микро и малого бизнеса без специфики в бизнес-процессах. Для повседневной работы с программой специальных знаний и навыков не потребуется. Но, тем не менее, необходимость в привлечении специалиста может возникнуть на начальном этапе работы, так как стандартных готовых решений, предлагаемых XERO, может быть недостаточно для ваших целей. В таком случае специалист поможет вам разработать правильный механизм действий, своего рода учетную политику, с использованием функционала XERO.

 

 

Автор обзора: Инета Масальская.
С уважением,
Команда ФИНКОР ПЛЮС