Современные технологии и ИТ решения, а также постоянное их развитие и усовершенствование предоставляют финансовым функциям предприятий множество возможностей сместить фокус с проводок и отчетности на активное участие в развитии компании, улучшении основ ведения бизнеса.
Учет и подготовка отчетности хоть и является ключевой задачей финансовой функции предприятий, но все же имеет довольно ограниченную ценность, поскольку «прошлое» невозможно изменить, а поправить будущее – возможно. К тому же, «контролинг» как таковой выполняет довольно узкую роль, в то время как «содействие» (например, посредством образования и коучинга) способствует созданию новой экономической ценности и предотвращению разрушения ценности существующей.
Финансовая функция предприятия выполняет, пожалуй, наибольшее количество рутинных операций, чем какая-либо другая. Если рутинные задачи в общей деятельности департамента занимают 50 % и более, — это вполне может служить поводом для беспокойства. Чтобы сконцентрировать деятельность финансового департамента на участии в решении стратегических задач бизнеса, уровень его задействованности в выполнении рутинных операций должен быть снижен до 20-25%.
Ниже представлен перечень ключевых задач, в которые, как правило, задействованы сотрудники финансовых департаментов. Все указанные задачи генерируют для предприятия определенную ценность. Позиции проранжированы, с указанием в первых рядах тех задач, на которые в среднем тратиться больше всего времени и внимания. Задачи:
1. Firefighting, срочные вопросы
2. Отчетность
3. Встречи
4. Участие в решении коммерческих и юридических вопросов
5. Улучшение существующих систем и бизнес процессов
6. Управление затратами
7. Управление персоналом в рамках финансовой функции
8. Помощь в решении крупных бизнес-задач
9. Коучинг
10. Сопровождение сделок по приобретению
11. Обучение
12. Стратегическая поддержка на уровне правления
13. Собственные стратегические идеи.
Возможно ли снизить объемы рутинных операций либо сократить время и ресурсы, необходимые для их выполнения?
Попробуйте перераспределить свое время таким образом, чтобы несколько сократить уровень занятости в первых позициях, и увеличить задействованность в задачах 8, 12, 13. Для этого, например, проанализируйте полезный эффект от участия во встречах, критично оцените, насколько эффективным является формат встреч, оцените возможность сократить время на работу с отчетностью за счет аутсорсинга или делегирования.
Это, в свою очередь, может потребовать перераспределения обязанностей внутри финансовой функции и изменения количества сотрудников, но также это потребует изменений в стиле мышления и сферах вашего внимания.
Для реализации подобных изменений финансовым департаментам предприятий потребуется стратегия, своя собственная стратегия, определяющая, как от настоящего положения дел перейти к желаемому — тому, в котором она будет генерировать максимальную ценность для бизнеса в целом.
Ниже представлен чек-лист, который может быть использован для формирования такой стратегии:
— идентифицируйте новые value adding (генерирующие ценность) задачи,
— оцените возможность улучшения, повышения результативности существующих value adding задач,
— оцените, какие из задач, выполняемых финансовой функцией, не приносят заметной пользы,
— проанализируйте, какие из таких задач могут быть прекращены,
— стремитесь к упрощению процедур,
— оцените возможность аутсорсинга,
— регулярно выполняйте обзор и оценку эффективности существующей структуры, распределения обязанностей, системы учета, а также достаточности необходимых знаний и навыков у сотрудников отдела.
С уважением,
Команда ФИНКОР ПЛЮС
