Типичные ошибки в системе учета и внутренних контролей при импорте товара в Украину

Home/B. Контролінг, I. Контролі та бізнес процеси/Типичные ошибки в системе учета и внутренних контролей при импорте товара в Украину
  • Import goods in Ukraine typical mistakes in internal controls and accounting

Типичные ошибки в системе учета и внутренних контролей при импорте товара в Украину

1.    Товары в пути

При импорте товаров на территорию Украины очень важно отследить момент, в который к вам, как к покупателю, полностью переходят все права на товары и связанные с ними риски. Очень часто это происходит до того, как товар физически попадает на ваш склад.

Отследить этот момент важно не только для того, чтобы своевременно и корректно отобразить активы (товар) и обязательства (задолженность перед поставщиком) на балансе компании, но в первую очередь для того, чтобы грамотно организовать процесс приема товара от поставщика и его транспортировку.

В зависимости от условий договора, согласованных с поставщиком, выбранных Incoterms*, права и риски на товар от продавца к покупателю могут передаваться:
– на складе поставщика,
– на границе,
– на складе покупателя,
– возможен также ряд других вариантов.

*С определением термина и видами Incoterms можно ознакомиться по ссылке wiki.

Если права на товар и связанные риски переходят к вам на складе поставщика, то произвести проверку качества товара очень важно именно в момент погрузки товара в транспортное средство перевозчика. Также очень важно понимать, что в данном случае контроль перевозчика – тоже ваша задача и ответственность, и значит необходимо обратить внимание на условия перевозки и договор с перевозчиком: в каком объеме перевозчик принимает на себя ответственность за состояние груза во время перевозки, требуется ли страхование груза при транспортировке, прочее. Процедура приема груза от перевозчика на ваш склад также должна предусматривать полноценную проверку состояния груза, поскольку в случае его повреждения или порчи в процессе транспортировки претензии перевозчику должны быть оформлены на месте. Очень важно обратить внимание на то, что в случае повреждения или порчи груза в процессе транспортировки при наличии страховки – с представителями страховой компании необходимо связываться сразу при приемке груза (даже если это выходной и приемка происходит ночью), так как в противном случае – страховая компания может  отказаться выплачивать возмещение страхователю.

Описанные выше риски учитываются соответствующим образом и при прочих условиях передачи прав и рисков на товар от поставщика к покупателю.

Типичные ошибки
В системе внутренних контролей:
•    не производиться полноценная процедура проверки качества товара в момент отгрузки его со склада поставщика,
•    не урегулирован вопрос ответственности перевозчика,
•    стороны, ответственные за прием груза от перевозчика, не проинформированы о правилах обращения в страховую компанию при наступлении страхового случая (повреждения или порчи груза).
В учете:
•    ошибка cut-off – товар уже фактически принадлежит компании, но не отображается в системе учета, так как бухгалтер не проинформирован о факте перехода прав на товар; в свою очередь не отображается задолженность перед поставщиком (или не закрыта предоплата). Ошибка очень популярная и присутствует у большинства компаний. Причина ошибки, как правило, в том, что  в Украине бухгалтера редко заботит (или не входит в должностные обязанности), что написано в договоре импортной поставки и как работают контроли. Заниматься отображением чего-то там в учете украинский бухгалтер начинает только в тот момент, когда к нему на стол попадают подписанные документы, что в принципе правильно с точки зрения подготовки налоговой отчетности, но не всегда достаточно для целей управленческой и МСФО.

2.    Планирование движения денежных средств

Импорт товаров в Украину осуществляется, как правило, по предоплате. В момент импорта компанией также производиться оплата всех налогов, сборов, таможенных платежей, услуг доставки, услуг экспедиторов, прочих расходов. В то же время цикл от момента отгрузки товара поставщиком до момента поступления оплат от покупателей может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Таким образом, картина прихода/расхода и потребности в денежных средствах (далее по тексту – «ДС») может выглядеть следующим образом:

 

**Условная стоимость закупки – 100 денежных единиц, цена реализации – 200.

Как известно, на сложившихся рынках крайне трудно диктовать условия, даже довольно крупным игрокам. Например, всем известно, что сети в Украине работают с поставщиками в основном на условиях существенной отсрочки платежа либо оплаты по факту реализации; дебиторская задолженность от покупателей по регулярным поставкам под ноль гаситься не всегда, и в каком-то проценте может просто зависать, замораживаться (покупатель оплаты с некой регулярностью проводит, но долг в ноль никогда не закрывает), прочее.

Таким образом, вводные по специфике рынка очень важно учитывать при построении модели движения ДС. Ведь даже если финансовая модель показывает положительный и хороший финансовый результат проекта, модель движения ДС на заданных объемах может показывать очень большую потребность в рабочем капитале, возможно неподъемную для инвестора на данном этапе. Особенно существенным данный риск является для иностранного инвестора.

Типичные ошибки
•    Планирование движения ДС производиться до момента подписания договоров с поставщиками и согласования графика регулярных поставок, на основании предположений.
•    Согласование условий и графика поставки с поставщиками производиться без учета плана движения ДС или до построения такого плана.
•    План движения ДС не учитывает фактические договоренности по графикам поставки и оплат от покупателей или строится на основании необоснованных предположений.
•    Согласование условий и графика поставки с покупателями производиться без учета плана движения ДС или до построения такого плана.
•    Модель движения ДС не учитывает риск изменения курса валют.
•    Планирование движения ДС при запуске проекта по импорту товаров не производиться.

3.    Документооборот

О том, почему очень важно организовать эффективный контроль за сбором всех необходимых документов, говорить много не будем, так как это довольно очевидно. Но приведем пару примеров возможных ошибок и их типичных последствий.

•    Документы о происхождении товара и прочие документы, которые требуются при растаможке грузов согласно законодательства Украины, не запрошены у поставщика своевременно либо предоставлены им в не соответствующем формате. Результат: задержки при растаможке груза, дополнительные расходы на транспортировку, демередж (при транспортировке груза морем), прочие пени, риск порчи груза, другое.
•    Документы о затратах, формирующих себестоимость товара, предоставляются в бухгалтерию не своевременно. Результат: расчет себестоимости товара производиться с задержкой, могут быть проведены сделки на реализацию с низкой маржой, по цене ниже реализации, другое.

 

(c)

С уважением,
Команда ФИНКОР ПЛЮС