Управлінська звітність для компаній малого та середнього бізнесу

Home/B. Контролінг/Управлінська звітність для компаній малого та середнього бізнесу

Управлінська звітність для компаній малого та середнього бізнесу

З певного етапу розвитку компанії говорити про ведення звітності в ручному режимі (наприклад, в програмі MS Excel) стає навіть трохи недоречно, враховуючи той факт, що сьогодні існують доволі недорогі програмні продукти, які при цьому пропонують готове вирішення ряду базових проблем.
Окрім того, автоматизація це
– Системний підхід до введення та роботи з даними, який виключає можливість внесення даних «сьогодні так, а завтра по іншому» та
– Механізм з недопущення і з виявлення помилок,
що в результаті дозволяє
– Ефективно делегувати та
– Ефективно здійснювати перевірку бази обліку.

УПРАВЛІНСЬКА ЗВІТНІСТЬ ДЛЯ НЕВЕЛИКИХ КОМПАНІЙ: ПОЧАТОК
Управлінці та власники компаній малого та середнього бізнесу зазвичай починають замислюватись про систематичне ведення управлінського обліку в той час, коли тримати інформацію в пам’яті вже стає неможливим і коли виникає необхідність делегувати більшу частину функцій з ведення такого обліку.

Чому для цілей управлінського обліку недостатньо даних бухгалтерського обліку?
В першу чергу, управлінська звітність покликана забезпечити управлінця даними, необхідним для прийняття рішень. Відповідно, вона має враховувати реалії конкретного сектору, конкретного підприємства та навіть світосприйняття конкретної особи чи групи осіб. З іншого ж боку, вона має бути адекватною та складатися на основі певних стандартів та принципів. Якими б специфічними не були вимоги управлінців до звітності, вони не можуть протирічити базовим принципам та стандартам ведення обліку, як наприклад визнання витрат за методом нарахування (тобто у періоді, коли витрати фактично мали місце, незалежно від моменту їх оплати), визнання активів тощо.
Таким чином, постає питання: якщо в основу управлінської звітності покладені базові принципи ведення обліку, то чому бухгалтерська звітність не є достатньою?
Вона не є достатньою – це факт, як мінімум з трьох основних причин:
1. Бухгалтерська звітність досить формалізована та досить поверхова як щодо потреб управлінців.
2. У бухгалтерів не завжди достатньо можливостей (часу, компетенції) для того, щоб таку звітність адаптувати під потреби управлінців.
3. Українські стандарти бухгалтерського обліку не є досконалими (зокрема їх застосування на практиці містить чимало відхилень від міжнародних стандартів) та достатніми (бухгалтерська звітність зазвичай ведеться настільки, наскільки це вимагається законодавством).

З чого почати, коли рішення про необхідність ведення окремої управлінської звітності вже прийняте?

1. Перш за все, необхідно визначитися з інструментом, за допомогою якого дане завдання буде реалізоване, тобто з програмним продуктом.
З певного етапу розвитку компанії, говорити про ведення управлінської звітності в ручному режимі (наприклад, в програмі Excel) навіть трохи недоречно, враховуючи той факт, що сьогодні базові версії відповідних програмних продуктів коштують порівняно небагато і при цьому пропонують готові вирішення ряду базових проблем.
На території України для цілей ведення звітності, наприклад, дуже популярним є продукт 1С. Якщо говорити про функціональні можливості даної програми відносно потреб компаній малого та середнього бізнесу, то варто зазначити, зокрема, наступні переваги:

– Як вже зазначалося вище, продукт є досить популярним на території України, широко відомим та широко застосовуваним, а це означає, що існує широке коло досвідчених користувачів, широке коло досвідчених фахівців, широке коло готових програмних рішень та значний досвід з вирішення технічних завдань.
– Програма широко застосовується для ведення податкового та регламентованого бухгалтерського обліку, ведення управлінської звітності також в системі 1с дозволить зручно проводити обмін даними та порівняння даних між системами, або вести і управлінську, і бухгалтерську звітність на базі однієї системи.
Загалом, вибір програмних продуктів для цілей ведення звітності є доволі широким. Визначення їх функціональних характеристик та оцінку переваг і недоліків варто проводити для кожного підприємства окремо, враховуючи усі особливості.

2. Надалі необхідно визначитися із рівнем обраного програмного продукту. Глобально керівникові необхідно вирішити:
– чи є для нього достатнім базовий функціонал (найдешевший) – його можна рекомендувати в основному для компаній малого та середнього бізнесу, які надають послуги,
– чи все ж таки є необхідність у більш спеціалізованих рішеннях.
До того ж слід визначитися із кількістю користувачів (кількість необхідних ліцензій) та архітектурою (локальна, мережева версія; встановлюється на сервері чи на персональному комп’ютері).
Зазвичай, вказані параметри прямо впливатимуть на вартість продукту.

3. Третій крок – визначення ролей та налаштування прав доступу. Це особливо важливий етап у випадку, якщо доступ до бази матиме широке коло користувачів. Зазвичай базовим функціоналом відповідних програм передбачена можливість налаштування ролей на рівні користувача, але на практиці цього часто виявляється недостатньо, і вирішення завдання потребує залучення досвідчених користувачів або технічних спеціалістів.

4. Наступний крок – введення номенклатури, створення плану рахунків, тощо. Даний етап дуже цікавий, індивідуальний для кожного підприємства, і буде розглянутий в наших наступних публікаціях.

Матеріал підготовлений
командою ФІНКОР ПЛЮС